Tout savoir sur la mutualisation des achats

Vous cherchez à réduire vos coûts tout en améliorant la qualité de vos achats ? Dans ce cas, la mutualisation des achats via une centrale d’achats pourrait bien être la solution que vous attendiez. Loin d’être réservée aux grandes entreprises, cette stratégie est accessible à toutes les structures, quelle que soit leur taille. En regroupant vos achats avec d’autres entreprises, vous pouvez bénéficier de tarifs imbattables et de conditions d’achat plus avantageuses. Car dans un contexte économique où chaque euro compte, c’est une opportunité à ne pas manquer pour booster votre compétitivité.

Donc dans ce guide, nous allons explorer les secrets de la mutualisation des achats : ses avantages concrets et surtout, comment la mettre en place efficacement dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la mutualisation des achats et comment fonctionne une centrale d’achats ?

La mutualisation des achats, aussi appelée centralisation ou groupement d’achats, est un processus par lequel plusieurs entités s’associent pour effectuer des achats en commun. L’objectif principal ? Réaliser des économies d’échelle, obtenir de meilleures conditions tarifaires et renforcer le pouvoir de négociation face aux fournisseurs. Autrement dit, devenir plus rentable.

Définition et principes de base

La mutualisation des achats consiste à regrouper les besoins d’approvisionnement de plusieurs entreprises ou entités pour former un volume d’achat plus important. Aussi, cette augmentation des volumes permet :

• De bénéficier de remises quantitatives : En effet, plus les quantités commandées sont importantes, plus les fournisseurs sont enclins à réduire leurs tarifs.
• D’améliorer le pouvoir de négociation : Un acheteur représentant plusieurs entreprises pèse davantage dans la balance que des entités négociant individuellement.
• De rationaliser les processus internes : En centralisant les démarches d’achat, les entreprises simplifient leur organisation et réduisent les redondances.

Les différents modèles de mutualisation

La mutualisation des achats peut s’organiser de plusieurs façons, selon les besoins et la structure des entreprises qui y participent :

1. Les groupements d’achats informels : Dès lors que des entreprises collaborent de manière ponctuelle pour commander ensemble un produit spécifique.
2. Les centrales d’achats : Ces entités spécialisées jouent le rôle d’intermédiaire entre les entreprises adhérentes et les fournisseurs, en gérant l’ensemble des négociations et des commandes.
3. Les plateformes collaboratives : Ces outils numériques mettent en relation des entreprises partageant des besoins similaires, facilitant ainsi la coordination et la mutualisation.

Historique et évolution

Mutualiser les achats, ce n’est pas une nouveauté. Les entreprises y ont recours depuis longtemps pour réduire leurs coûts. Cependant, avec la mondialisation et l’essor des technologies de l’information, ce concept a évolué pour devenir plus sophistiqué. Et aujourd’hui, les plateformes numériques permettent une coordination et une gestion plus efficaces des achats mutualisés.

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Les avantages d’adhérer à une centrale d’achats

Recourir à la mutualisation des achats offre de nombreux avantages pour toutes les entreprises, en particulier :

Réduire ses coûts

Le principal atout de la mutualisation des achats est la réduction des coûts. En augmentant le volume des commandes, les entreprises peuvent obtenir des remises plus importantes et des conditions d’achat plus favorables. De plus, la centralisation permet de réduire les coûts administratifs et les frais de gestion liés aux achats.

Améliorer la qualité

En regroupant leurs achats, les entreprises peuvent accéder à des fournisseurs de meilleure qualité et négocier des conditions de service améliorées. Cela se traduit par une meilleure qualité des produits et services achetés, et en conséquence, va booster la satisfaction client et la performance globale de l’entreprise.

Renforcer ses relations fournisseurs

La mutualisation des achats permet de consolider les relations avec les fournisseurs. En devenant un client plus important, les entreprises peuvent établir des partenariats stratégiques à long terme avec leurs fournisseurs, au point d’obtenir des avantages supplémentaires comme des innovations conjointes et une meilleure réactivité aux besoins de l’entreprise.

Gagner en temps et en efficacité

La centralisation des achats permet de simplifier les processus et de réduire les redondances. Les entreprises peuvent ainsi consacrer plus de temps à des activités stratégiques et à forte valeur ajoutée. De plus, la mutualisation permet de profiter des meilleures pratiques et des technologies les plus avancées pour la gestion des achats.

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Les modèles de mutualisation des achats

La mutualisation des achats peut prendre différentes formes selon les besoins et les ressources des entreprises concernées. Voici les principaux modèles :

Mutualisation directe

En règle générale, dans ce modèle , plusieurs entreprises décident de collaborer directement pour regrouper leurs achats.

• Exemple : Un réseau de PME locales s’associe pour acheter du matériel informatique en gros et bénéficier d’une remise.
• Avantages : Une relation plus personnalisée entre les entreprises, sans intermédiaire.
• Limites : Notons qu’elle exige une coordination importante et un alignement des objectifs entre les partenaires.

Mutualisation via une centrale d’achat

Les entreprises adhèrent à une structure spécialisée, comme une centrale d’achat, qui négocie pour elles.

• Exemple : Dynabuy permet aux entreprises de tous secteurs d’accéder à des prix négociés sur des produits comme la téléphonie, les véhicules ou le matériel de bureau.
• Avantages : Gain de temps, expertise des négociations, et large éventail de catégories couvertes.
• Limites : Dans ce cas, une cotisation ou des frais d’adhésion sont à payer, cependant ils sont largement compensés par les économies réalisées.

Groupements professionnels

Des associations ou syndicats professionnels regroupent leurs membres pour organiser des achats communs.

• Exemple : Un groupement d’artisans achète en commun des outils ou des matières premières.
• Avantages : Renforce la solidarité professionnelle et le partage d’expériences.
• Limites : Portée souvent limitée aux membres d’un même secteur ou d’une même région.

Pourquoi les PME devraient-elles recourir à une centrale d’achat ?

Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) ont tout intérêt à se tourner vers une centrale d’achat.

Pour quelles raisons ? Voici les 5 principaux avantages qu’elles peuvent en tirer :

1. Elles vont faire des économies d’échelle

En s’associant à une centrale d’achat, les PME bénéficient d’économies d’échelle. En regroupant leurs commandes avec d’autres entreprises, elles augmentent le volume global des achats, ce qui permet de négocier des tarifs plus avantageux avec les fournisseurs. Ces économies sont précieuses pour améliorer les marges bénéficiaires et investir dans la croissance de l’entreprise.

2. Elles renforcent leur pouvoir de négociation

Quand elles sont seules, les PME ont souvent un pouvoir de négociation limité face aux grands fournisseurs. En passant par une centrale d’achat, elles s’intègrent dans un groupement plus vaste et plus influent, ce qui accroît leur poids commercial. Elles peuvent ainsi négocier des conditions d’achat plus favorables et des services supplémentaires.

3. Elles auront accès à des fournisseurs de qualité

Les centrales d’achat travaillent avec une sélection rigoureuse de fournisseurs réputés pour la qualité de leurs produits et services. En rejoignant une centrale, les PME ont accès à ce réseau de fournisseurs de confiance, ce qui garantit une qualité constante des achats et réduit les risques liés aux fournisseurs peu fiables.

4. Elles simplifient leurs processus d’achat

La gestion des achats peut être complexe et chronophage pour une PME. Les centrales d’achat proposent des solutions clés en main qui simplifient considérablement ces processus. Elles prennent en charge la négociation, la gestion des commandes, et même la logistique, ce qui permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner un temps précieux.

5. Elles accèdent à plus d’innovation et nouvelles technologies

Les centrales d’achat sont souvent à la pointe de l’innovation en matière de gestion des achats. Les PME peuvent ainsi bénéficier des dernières technologies et des meilleures pratiques du secteur, comme les plateformes d’e-procurement, les systèmes de gestion des stocks automatisés et les analyses de données avancées pour optimiser les achats.

Comment réussir la mise en œuvre de la mutualisation des achats dans votre entreprise ?

Mettre en place une stratégie de mutualisation des achats nécessite une planification et une exécution rigoureuse. Voici les étapes clés pour réussir la mise en œuvre de la mutualisation des achats dans votre organisation :

Étape 1 : Identifier vos besoins

La première étape consiste à analyser les besoins d’achat de chaque entité et à identifier les opportunités de mutualisation. Cela implique de cartographier les dépenses, d’évaluer les volumes d’achat et de déterminer les catégories de produits ou services pouvant être regroupés.

Étape 2 : Définir vos objectifs et indicateurs de performance

Il est crucial de définir des objectifs clairs pour la mutualisation des achats et d’établir des indicateurs de performance pour mesurer le succès de la stratégie. Ces objectifs peuvent inclure la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité des achats, ou encore le renforcement des relations fournisseurs.

Étape 3 : Sélectionner les bons partenaires fournisseurs

La sélection des partenaires et des fournisseurs est une étape clé dans la mutualisation des achats. Il est important de choisir des fournisseurs qui peuvent répondre aux besoins mutualisés et qui sont prêts à s’engager dans des partenariats stratégiques. Les critères de sélection peuvent inclure la capacité de production, la qualité des produits, les conditions tarifaires et la réactivité.

Formation et accompagnement du personnel

La réussite de la mutualisation des achats dépend également de la formation et de l’accompagnement du personnel impliqué. Il est important de fournir des formations sur les nouvelles procédures et les outils de gestion des achats, ainsi que de soutenir les équipes dans la transition vers la nouvelle organisation.

Exemples de succès de la mutualisation des achats

Pour illustrer les avantages d’une centrale d’achats, voici quelques exemples de succès dans différents secteurs :

Dans le secteur public

Dans le public, on mutualise les achats pour optimiser les dépenses publiques et améliorer l’efficacité des services. L’exemple type, c’est le regroupement de plusieurs municipalités qui vont acheter ensemble du matériel scolaire ou des équipements de voirie.

Dans le secteur de la santé

Dans la santé, les hôpitaux et les cliniques vont mutualiser leurs achats de fournitures médicales, d’hygiène et d’équipements. Ici, cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de garantir une bonne qualité et une plus grande disponibilité des produits essentiels.

Secteur du BTP

C’est dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP) que la mutualisation des achats a peut-être l’effet le plus impactant. En achetant des matériaux de construction en gros ou encore des véhicules à prix négociés, les entreprises de construction vont non seulement réduire leurs coûts unitaires, mais aussi assurer la disponibilité des matériaux, un enjeu de taille dans un domaine où les délais de construction comptent beaucoup !

Secteur du commerce

Le secteur du commerce bénéficie également grandement de la mutualisation des achats. Téléphonie, fibre, intérim, les commerçants peuvent acheter des produits en plus grande quantité, obtenant ainsi des remises importantes et des conditions d’achat préférentielles. Cela leur donne accès à des produits de très bonne qualité à des prix plus compétitifs, augmentant ainsi leur marge bénéficiaire tout en offrant de meilleurs prix à leurs clients.

Secteur tertiaire

Les entreprises du tertiaire aussi peuvent adhérer à une centrale d’achats et réaliser des économies significatives sur leurs fournitures de bureau et leur matériel informatique. En regroupant leurs commandes de papier, d’informatique, de mobilier de bureau et autres fournitures courantes, les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficient de tarifs préférentiels auprès des fournisseurs. Cela permet non seulement de réduire les coûts d’approvisionnement, mais aussi de rationaliser la gestion des stocks et de garantir une disponibilité continue des fournitures essentielles.

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Pourquoi passer par une centrale d’achat professionnelle ?

Vous voulez mutualiser vos achats sans alourdir votre charge de travail ? Souscrire à une centrale d’achat comme celle de Dynabuy peut être une solution particulièrement avantageuse.

Les services offerts par une centrale d’achat

Une centrale d’achat négocie directement avec les fournisseurs pour obtenir des tarifs préférentiels, souvent bien meilleurs que ceux qu’une entreprise seule pourrait obtenir.

• Avec un catalogue étendu, vous trouverez des fournisseurs qui couvrent une multitude de vos besoins (matériel de téléphonie, d’informatique, de BTP, véhicules, hygiène et sécurité…).
• Une grande simplicité administrative : C’est la centrale que s’occupe des négociations tarifaires, de la mise en relation et des contrats.
• L’accessibilité : Toutes les entreprises sont les bienvenues ; les TPE, PME et même les travailleurs indépendants.

Les avantages financiers

• Des réductions importantes : En étant rattaché à la grille tarifaire négociée, vous réalisez des économies de l’ordre de 20 à 30 % sur les tarifs publics.
• Accès facilité aux produits haut de gamme : Les tarifs négociés vous permettent de viser une qualité supérieure de produit et service.

Comparaison avec la mutualisation directe

Contrairement à une collaboration directe entre entreprises, une centrale d’achat offre une expertise professionnelle des négociations commerciales !

C’est pourquoi c’est une solution particulièrement adaptée aux entreprises qui ne disposent pas des ressources internes pour coordonner seule une mutualisation. Et enfin, elle propose des solutions prêtes à l’emploi, avec un minimum d’effort de la part des entreprises adhérentes.

Dynabuy, une solution clé en main

Avec la centrale d’achats Dynabuy, vous avez accès dès maintenant à :

• D’un côté, une équipe dédiée pour identifier les meilleures opportunités pour vous.
• De l’autre côté, un réseau de partenaires solides et de longue date. Dans ce domaine, nous sélectionnons les fournisseurs les plus qualifiés et reconnus.
• Et avant tout, une transparence totale sur les conditions et les résultats obtenus. Sur 89 % de nos comparatifs de factures, Dynabuy présente des tarifs plus compétitifs.

Ainsi, en passant par une centrale d’achat, vous combinez économie, simplicité et performance, le tout sans sacrifier la qualité. À vous les économies sur toutes vos dépenses professionnelles !

En conclusion

Si vous cherchez à optimiser vos dépenses tout en améliorant la qualité de vos achats, la mutualisation des achats via une centrale d’achats est une solution à considérer sérieusement. Les économies réalisées peuvent être réinvesties dans des projets innovants ou simplement pour améliorer votre trésorerie. En optimisant vos ressources et en maximisant vos profits, vous gagnerez en compétitivité et en sérénité.

La mutualisation des achats n’est plus un secret bien gardé des grandes entreprises. C’est une stratégie accessible et bénéfique pour toutes les structures, quelle que soit leur taille.

Alors, pourquoi ne pas franchir le pas ? Nous sommes convaincus que la mutualisation des achats pourrait rapidement devenir l’un de vos meilleurs atouts !

FAQ

La mutualisation des achats convient-elle aux petites entreprises ?

Oui, et c’est même particulièrement adapté aux TPE et PME qui souhaitent réduire leurs coûts tout en accédant à des conditions normalement réservées aux grandes entreprises. Cela permet également de gagner du temps et de bénéficier de l’expertise de partenaires professionnels.

Et quoi qu’il en soit, même une entreprise indépendante peut bénéficier de tarifs négociés en passant par une centrale d’achat.

Faut-il un engagement financier pour rejoindre une centrale d’achat ?

Certaines centrales d’achat, comme Dynabuy, demandent une adhésion ou une cotisation annuelle. Cependant, les économies réalisées compensent largement cet investissement initial.

Comment commencer ?

Pour débuter, vous pouvez :

1. Faire réaliser un comparatif de vos factures.
2. Contacter une centrale d’achat comme Dynabuy pour obtenir des informations sur les économies potentielles.
3. Évaluer les offres et choisir celle qui vous correspond.

Quels types de dépenses peuvent être mutualisés ?

La mutualisation va couvrir un très large éventail des dépenses de la plupart des professionnels.

• Téléphonie, internet et fibre
• Services externalisés (intérim, BTP)
• Véhicules et entretien
• Fournitures de bureau
• Énergie, assurance, contrôles réglementaires etc.

Les économies réalisées sont-elles réellement significatives ?

Oui, les économies moyennes varient entre 20 % et 30 % selon les catégories d’achat. Ces réductions s’expliquent par le pouvoir de négociation accru qu’offre un regroupement.

Quelle est la différence entre une centrale d’achat et un groupement professionnel ?

• Une centrale d’achat est une entité indépendante qui négocie directement avec les fournisseurs pour ses adhérents.
• Un groupement professionnel est souvent une association d’entreprises d’un même secteur qui organise des achats communs.

Combien de temps faut-il pour mettre en place une mutualisation ?

• Passer par une centrale d’achat permet une mise en place quasi immédiate grâce aux accords préexistants.
• Une mutualisation directe peut prendre plusieurs semaines ou mois selon les partenaires.